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忘年会の案内状社内の例文テンプレはこれで問題無し!メールで送ろう

   

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一年の終わりの恒例行事と言えば、忘年会があります。

社内での忘年会は、お互いにこの一年を振り返って苦労を労ったり、仲間とのコミュニケーションを図るのに大切な役割を果たす機会です。

しかし、大勢の人で集まるとなるとスケジュールの調整や参加人数の確認が欠かせません。

そのため、忘年会を催す際には案内状を送る必要があります

けれども、忘年会の案内状は取引先に送るようなビジネス文書とは異なり、同じ会社で働く人々に送るものですし、改まりすぎた書き方になってもいけないように思えますよね。

それでは、社内向けの忘年会の案内状の文章はどのようなものにしたらいいのでしょうか。

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 社内の忘年会の案内状メールを送る時に気を付けたいこと

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忘年会の前には案内状を送ることがマナーです。

最近では、社内の忘年会の案内状は手紙や印刷した文書ではなく、メールで送ることが主流になってきました。

メールならば、書いたり印刷したりする手間もいらずに送れるメリットがあります。

しかし、メールでの案内状も案内状であることに違いはありません。

それでは、社内の忘年会の案内状メールを送る時にはどのようなことに気を付けたらいいのでしょうか。

送る時期はいつ頃?

忘年会に参加するためには、スケジュールを調整することが必要になります。

忘年会の開催日が近くなってからの案内状送付は悪印象に繋がってしまうこともあります。

ですから、開催日の1ヵ月前から3週間くらい前には送るようにしましょう。

案内状でもビジネスメールマナーを守ろう

案内状メールであっても、社内の忘年会に参加する人には様々な立場の人がいます。

忘年会は盛り上がって楽しむ宴会になることも多いですが、くだけた表現ビジネスメールマナーを守っていないメールはNGです。

普段の仕事でのメールと同じように、敬語や丁寧語を使い、書式にも気を配って送るようにしましょう。

最寄り駅や駐車場についても記載すると親切

忘年会は飲酒を伴う宴会です。

そのため、参加する人は帰りの交通機関や通勤に使っている車の置き場についても考えなければなりません。

ですから、会場となるお店だけでなく、お店の最寄り駅や近隣の駐車場についても記載するようにすると親切でしょう。

社内の忘年会の案内状メールの例文

それでは、社内の忘年会の案内状メールを送る時には、具体的にはどのような文章で送るといいのでしょうか。

ここでは、メールのタイトル例や例文をご紹介します。

メールタイトル例

メールタイトルは、他のビジネスメールと同じく、わかりやすく簡潔なものにします。

メールタイトル例

  • ○○部忘年会のお知らせ
  • 平成○○年度忘年会のご案内
  • 株式会社○○忘年会のご案内

本文の例文

案内状本文には、日時、場所、会費、〆切などの詳細、会場へのアクセス方法や駐車場情報などを記載するようにします。

例文

今年も余すところ後わずかとなりました。今年も恒例の忘年会を下記の通り開催致します。
社員同士の親睦を深める目的も兼ねておりますので、年の瀬を迎え、何かとご多用とは存じますが、是非ご出席下さいますようお願い申し上げます。
また、出欠に関しましては、○月○日までに幹事へご連絡くださいますようお願い申し上げます。
ご協力、よろしくお願い致します。

日時  平成○○年○月○日(○) 午後○時○分~
場所  ○○○(店名)
○○県○○市○○ ○-○-○
電話番号 ○○○-○○○-○○○○
(JR○○線○○駅下車徒歩○分)
会費  ○,○○○円

以上

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まとめ

いかがでしたでしょうか。

最近では、社内の忘年会の案内状はメールが主流になっています。

忘年会はカジュアルな印象の宴会でもありますが、忘年会の案内状メールであってもビジネスメールのマナーを守ることを忘れないようにしましょう

 - イベントでトク, 忘年会