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忘年会幹事心得!店選びのポイントと予約時期はいつ頃が適切か知る!

   

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秋になると、そろそろ今年の終わりも近付いてきたと感じることもありますよね。

年の終わりの恒例行事と言えば、忘年会です。

忘年会は今年一年の苦労をお互いに労いつつ、職場の中での親睦を深めるためにも大きく役立つものです。

忘年会の幹事を任されることは責任重大で不安になるかもしれませんが、重要な行事だからこそ信頼できる人にしか幹事を頼まないのですから、幹事として頑張りましょう。

幹事にはいくつもの仕事がありますが、その中でも大事な仕事忘年会の店選びと店を予約することです。

それでは、忘年会の店選びのポイントとはどのようなものでしょうか。また、予約時期はいつ頃がちょうどいいのでしょうか。

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 忘年会のお店選びのポイント

忘年会の会場となるお店を選ぶのは、幹事にとって重要な仕事です。

楽しい忘年会を過ごせるようなお店を選ぶためには、どんなことに気を付けたらいいのでしょうか

ここでは、忘年会のお店選びのポイントについてお話します。

毎年恒例なら他の年を参考にしてみよう

毎年恒例で忘年会が行われている職場での忘年会ならば、これまでの忘年会を参考にするといいでしょう。

もしも、毎年同じお店で忘年会をすることが恒例になっていたり、同じお店を好んでいるような風潮があるならば、前年と同じお店を選ぶといいでしょう。

また、これまでの忘年会で「あのお店では盛り上がらなかったな……」「あのお店の時は、後から不満が多かったな……」という記憶があるならば、マイナスな記憶が残ってしまった忘年会の時とは違うタイプのお店を選ぶようにしましょう。

参加者の人数や雰囲気を参考にしてみよう

忘年会と言っても、社内全体での忘年会なのか、自分の所属する部署だけの忘年会なのか、同じチームだけでの忘年会だけなのかということによって参加者の人数は大きく違います。

ですから、暫定的な参加者の人数によって適したお店を選びましょう。

例えば、大人数ならば大人数でも大丈夫なお店や貸し切りの出来るお店を選びましょう。

また、参加する予定のメンバーの雰囲気を参考にして、落ち着いた雰囲気のお店か、明るくにぎやかな雰囲気のお店にするかを決めるのもいいでしょう。

お店を探す際には、インターネットで雰囲気や料理の内容を確認することも大切です。

以下のサイトでは、クーポンを探すだけでなくいろんなお店の情報を検索することも出来ます。

クーポン検索サイトMOKUZY

お座敷より掘りごたつを重視しよう

大人数になると難しいかもしれませんが、和食系のお店にするならば、お座敷よりも掘りごたつの席があるところを選ぶようにするといいでしょう。

お座敷だと足が痛くなってしまう人もいますし、女性はスカートを履いていることも多いのでお座敷だとくつろぎにくいものなのです。

それに対し、掘りごたつは椅子に座るような形になるので足腰への負担も少なく、スカートの女性も楽に過ごせます。

お店が決まった後に必要なこと

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お店の候補が決まったら、次はそのお店で忘年会を開催するための動きに取り掛かりましょう。

ここでは、お店選びの後の流れについてお話します。

忘年会の予約時期

一般的に忘年会は12月上旬から多くなります。

色んな所で忘年会が行われるということは、自分が検討していたお店も早く予約をしておかなければ出遅れて予約できなくなってしまうかもしれません。

忘年会のお店の予約はお店の予約システムにもよりますが、忘年会の約2か月前くらいにはすることが多いです。

ですから、幹事を任されたらお店選びも予約をするのも早めの行動を心がけましょう。

お店に予約についての確認をしよう

お店によっては、予約受付開始時期が1か月前からであったり、2か月前からであったりと異なります。

ですから、忘年会のお店の候補を決めたら、まずお店に予約はいつから受け付けているのかを確認しましょう

また、団体だと予約時期が一般の予約と異なる場合もありますから、忘年会の会場として検討していることもお店に伝えるといいでしょう。

こうして、予め予約開始時期を確認しておけば、予約可能な時期になってすぐに予約を入れることが出来るようになります。

案内状を送ろう

お店が決まれば会費も全てわかりますから、今度は案内状を送りましょう。

会社によっては社内メールで送る場合、口頭で伝える場合など様々でしょう。

忘年会の参加者は、忘年会に参加するためにはその日のスケジュールを確保したり、お財布と相談しなければいけません。

ですから、忘年会の開催日が近くなってからの案内は顰蹙を買ってしまいます。

忘年会の案内は、開催日の1ヵ月前くらいには送るようにしましょう。

また、メールや書面で案内状を送る場合は以下の記事を参考にしてください。

忘年会の社内案内状 テンプレ・例文 メールで送る際に気をつけるポイント

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まとめ

いかがでしたでしょうか。

忘年会の幹事は、お店の選定から案内状の送付まで沢山の仕事をこなさなければいけませんから、タイミングや方法について迷ってしまうこともあるでしょう。

まず大切なのは、お店選び・予約・案内状の送付は早めの行動を心掛けることです。

そして、お店を選ぶ時には過去の忘年会を参考にすると選びやすくなります。

また、確実にお店を予約するためには、お店に忘年会のために利用したい旨を伝えた上で、予約開始の時期を確認することが大切です。

これらのポイントを押さえて、皆さんも幹事として忘年会を成功させましょう。

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